在线办公最佳利器——钉钉、企业微信、飞书核心功能横评

2020年4月24日14:21:10在线办公最佳利器——钉钉、企业微信、飞书核心功能横评已关闭评论 274 views

这篇文章里,我选择了目前市面上人气最高、用户最多的三款在线办公工具进行对比,带你看看它们各自的优势和擅长的领域。巧的是,从我此前工作过的两家公司到如今的少数派,我最近工作过的三家企业刚好分别以钉钉、企业微信和飞书为主要协作工具,因此,我也积累了不少关于这三款产品的使用经验和体会。如果你正在寻找最适合自己企业或组织的协作工具,希望这篇文章可以为你提供参考。

即时通讯——基础中的基础

即时通讯功能是所有协作工具最基础的功能,各家产品在该功能上的设计和巧思也直接决定了「如何提升沟通效率」这个经典问题的答案。在实际体验中,三款产品的思路风格和方向大不相同,具体呈现出的效果也各有差异。

钉钉:区分沟通类别,快速找到沟通对象

传统 IM(Instant Message,即「即时沟通」)软件往往不适合办公的关键原因就是没有一套高效的对话框整理系统。绝大部分 IM 软件的主介面都是将对话框按照最近沟通的时间由上至下自然排序,但在工作中,你的对象有可能是同部门同事或跨组同事,也可能是不同部门和级别的领导,又或是对外的伙伴和客户。这些对象身份不同,沟通时的轻重缓急也不一样,仅通过时间线排序,经常会出现「关键时刻找不到人」的情况。

为了解决这个问题,钉钉提供了一个名为「专注模式」的功能,将好友聊天自动分组,并预置了「置顶」、「单聊」、「群聊」、「消息通知」等不同类型,帮你把不同属性的沟通区分开。同时,对话窗口顶部还有一行快捷工具栏(该功能在钉钉中叫做「消息直通车」),点击对应图标就能快速查看提及、红包、特别关注、文件传输等类型的消息。同时,你还可以根据个人需要自定义分组,将不同类型的消息收纳其中,解决对话窗口的无序。

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开启专注模式后(右),对话窗口瞬间整洁

在我第一次使用该功能的时候,就感受到钉钉团队对于提升沟通效率的决心非常强烈,解决方案也直白有效——用分组直接将不同属性的对话框分隔开来,加上「消息直通车」中的各种快捷按钮,从而直达所需,找到关键讯息。

企业微信:沟通体系基于微信,功能创新不足

在三款工具里,微信在社交领域根基最深、用户最广。在开始这次横评前,我最期待的也是企业微信在即时通信模块上的创新。但在使用后我发现,尽管微信在去年末的「微信公开课」上重点强调了「打通微信和企业微信,布局 B 端市场」的发展战略,但就目前来看,企业微信的能力依然令人失望。

从介面布局到实际功能,企业微信和微信之间都几乎没有任何差别,最明显的功能差异就是增加了发送对话记录到日程或待办事项的选项,以及比微信展示效果更清晰的引用回复样式。此外,信息流聚焦、消息分类等功能一概没有。定位大众社交的微信没有这些功能尚可理解,但企业微信面向商务办公人群,完全沿用微信的聊天模式,效率低了很多。

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微信(左)和企业微信的消息功能菜单,几乎没有本质区别
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企业微信的引用回复样式(左为输入框,右为对话框)比微信展示效果清晰,但仍太过简单

企业微信的群管理也和微信差别不大,多了一项备受微信用户期待的「屏蔽某人发言」功能。在协作办公中,该功能很少有机会用到,更多地是为粉丝群管理、师生教学群管理等特殊需求而准备的。我派曾考虑过使用企业微信进行付费教程的粉丝管理,但因为「企业微信用户+微信用户」的混合群组模式最多仅支持 100 个外部人员入群,不能满足我派的需求,于是最终放弃。

在微信中,你可以直接接收来自企业微信的消息,这一点也是微信团队反复强调的「微信与企业微信互通能力」。但在我看来,这不能算是企业微信的优势,因为人们愿意选择一个协同办公软件的重要原因之一就是想把生活和工作资讯分开,企业微信却反其道而行之,进一步加剧了信息的混乱。

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企业微信(左)和微信(中)的消息可以互通,但来自企业微信的消息最终都会在微信里被收纳进统一的对话框,混入信息流

相较于其它两款产品在提高聊天效率上的思路鲜明,企业微信显得太过保守。在使用企业微信的过程中,我常常能够明确感知到「坚持沿用微信的基本框架」对于这款产品的拖累。企业微信原本有机会摆脱微信的桎梏,打破许多人心中「微信不够好」的刻板印象。但遗憾的是,在最有希望出彩的即时通讯环节,企业微信完全拘泥于微信的老套路,聊天功能乏善可陈,可谓「成也微信,败也微信」。

飞书:为联系人赋予权重,沟通也可以 GTD

相比之下,最晚进入线上办公市场的飞书在即时沟通思路上最新颖,直接将 GTD 体系与在线沟通结合了起来,着重考虑到了不同沟通对象的沟通权重和对话框的待办属性。

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飞书在设计上非常重视不同元素的位置和权重

在飞书的对话窗口中,所有对话框都按照「今天」和「更早」进行了区隔,用时间属性划分出沟通状态的「冷」和「热」,让你的注意力保持在最近的沟通中。同时,你还可以把整个对话框视为一个巨大的 To-do List,每条沟通都是一个待办项目。当你结束聊天后,在对话框右侧勾选「已完成」,这条沟通记录就会自动收纳起来,不再占用你的视线。此外,你可以将高频沟通和重要对象置顶,他们的头像会以小图标的形式出现在介面顶部,同样不占据主区域的空间。

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信息流(Thread)是飞书独有的模式,可以将同一主题的讯息集中在一起,保证沟通不跑题

这套结合了 GTD 的沟通管理体系为对话框赋予了权重和层次,实际工作中,类似「某个同事提了个需求」之类的场景很多,做完某个任务后随手将其「勾掉」,不仅可以有效缓解对话框堆积,还能获得「又完成一项工作」的成就感。

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我派同事的复工朋友圈,活用「聊天 GTD」一例

视频会议——搭建沟通的桥梁

在线上办公中,视频会议是非常重要的一环,而稳定的连线则是考验视频会议能力的核心。在这个层面上,分别背靠着阿里、腾讯和字节跳动的三款产品都发挥出了大厂服务器资源多、带宽高的优势。在实际的连线中,三款产品都保持了整体的稳定性,没有出现代差级的优势或劣势,是大厂产品应有的水准。

不过,最近钉钉和企业微信把服务器资源重点投入到了在线课堂领域,多次出现「中小学生太多,挤爆服务器」的情况。考虑到此类状况属于特殊时期的特殊状态,从长远考虑,不会太过影响日常使用,所以我建议你理性看待,不要粗略地把这些状况归类到「两者通话不稳定」的范畴里。

由于三款产品在视频通话上的「基本功」没有拉开差距,我也把关注的重点放在了细节功能的差异上。

钉钉:发挥资源优势,支持超多方同时在线

在视频通话中,钉钉把重点放在了对于超多方同时在线的支持上,最高支持 302 人同时开启画面、接入会议,非常适合大企业、大团队集体开会或线上团建等场景。虽然需要上百人同时接入画面的会议场景其实不多,但如果真的遇到了类似近期疫情中必须全员在线开大会或者线上搞团建的状况,用起来也很方便。

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超多方在线是钉钉格外强调的功能点。图片来自钉钉官网
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钉钉还增加了「视频会议免打扰」,这样的功能虽然看上去不起眼,却可以有效保障会议流畅进行,不被打断

从另一个角度来看,超多方同时在线的特性也体现了钉钉作为「老牌」协作工具对自身信息传输能力的自信,钉钉在各类推广中也将此能力作为重点特性进行宣传,足见开发团队的重视。考虑到传统企业在钉钉的客户中的占比很高,这样的产品特性和宣传点也确实可以让目标群体更容易感知钉钉的优势所在。无论实际使用体验还是品牌策略,钉钉都找到了最合适的发力点。

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钉钉是三款产品里唯一支持视频会议美颜的工具,目前仅支持 PC 客户端。图片来自钉钉官网

企业微信:基础功能稳定,产品逻辑亟待调整

在使用企业微信进行视频通话时,我发现聊天功能区「视频会议」和「视频通话」两个按钮。经过一番测试之后,我终于理解了二者的异同——两个入口均可以启动视频通话功能,通话中共享屏幕、传输文件等功能也完全相同,区别在于视频会议可以邀请企业外部人员参与,而视频通话仅面向群好友。

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在对话框的功能区有两个入口,均可以启动视频通话功能
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功能完全一样,入口却有不同。左图为视频会议,右图为视频通话

这是一个怪异的设定。无论钉钉还是飞书,视频通话都有统一的入口,点击开启后就能自由选择需要通话的对象,企业内部和外部人员皆可按需邀请。企业微信却仅仅因为参与对象不同,为完全相同的一套系统设定了两个入口,背后的产品设计思路令人费解。

疫情期间,企业微信将视频会议的最大同时在线人数增加到了 300 人,与钉钉相当。不过,视频会议期间只有最多 30 人开启视频功能,其他人只能旁听,整体模式更像是在线直播与会议的结合。提升参与者上限原本是方便用户、体现技术实力的好事,但目前的混乱的功能设定无疑会对用户(尤其是不熟悉科技数码的用户)产生误导,希望微信团队能重新梳理产品逻辑,做出恰当的调整。

飞书:重视产品细节,兼顾不同场景

相较于钉钉和企业微信,飞书的视频会议支持 100 人参与且同时开启视频,暂时没有增加对于超多方在线的支持,而是把资源和精力放在了提升视频通话的细节体验上。譬如,飞书强化了会议中「一两个人主讲,其他人旁听」的场景,支持投屏浏览,还能一边看着视频画面,一边进行文档协作;会议录制后自动云端保存,所有参会者都会自动收到录音或录像文件,不用再一一找主讲人索取;独创「线上办公室」功能,以类似「音频直播间」的方式还原线下办公室里「随时都能跟同事说句话」的场景,是我派线上办公期间使用最高频的联络方式。

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飞书的视频会议与在线文档体系打通,可以边开会边协作,还原了面对面讨论工作的场景。图片来自飞书官网

对于视频教学、超大型在线会议等场景,飞书提供了最高百万人同时在线的视频直播能力,兼顾了从三五个人的日常小会到万人大型峰会的各种会议。从实际体验来看,飞书既兼顾了视频通话的规模和人数上限,更在细节之处进行了诸多打磨,最终希望将线上和线下协作的感受融为一体。

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飞书近期功能更新的重点放在了视频通话上,还推出了独立应用「飞书会议」

在线文档——注入灵感,产出创意

在线文档是大部分团队在线办公时使用频率仅次于即时通信的功能点。日常工作里,几乎每个职业和岗位都有大量的文档需要编辑和输出,尤其像我派这样的内容制作团队,更是对文档的各项功能都非常挑剔。

我从文档的编辑能力和协作能力两个角度出发,对三款产品的在线文档各项功能进行了对比。这个环节更像是两种产品设计思路的直接碰撞,而每一种思路也都有其独特的优势所在。

钉钉:直接接入 WPS 云文档,最大化保留用户习惯

钉钉没有单独开发在线文档模块,而是直接把 WPS 云文档植入到了协作流程中。WPS 一直对标 Microsoft Office,从介面到功能都很贴近。对于习惯了使用 Office 套件的传统用户来说,上手钉钉文档的门槛不高,基本可以无缝切换。

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WPS 云文档是一个富文本编辑器,用起来和 Office 的感受很像

WPS 云文档的优势在于富文本编辑、排版工具都很成熟,你在 Office 或 WPS 里常用的选项和功能皆可以在 WPS 云文档里找到。另外,你还可以在 WPS 云文档里设定水印、页码、页边距等项目,这也是钉钉文档独有的能力。

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WPS 云文档把丰富的功能带到了线上编辑器中

在使用移动端的钉钉文档时,我注意到一个产品细节:无论你打开一个自己创建的文档,还是收到别人发来的文档,开启后的默认状态都是浏览模式。如果你想编辑文档,还需要点击右上角的「在线编辑」。我平时更习惯进入一个文档后直接进入编辑模式,既可以浏览文字,也可以立刻对文档进行标注和修改。在这一点上,钉钉文档更像是延续了互传 Word 时代「发给对方先看看」的产品思路,少了一点灵气。

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钉钉文档实质上还是 docx、xslx 等 Office 格式,打开后也要通过「在线编辑」按钮才可以进入编辑模式

总体来说,钉钉「搬一套 Office 进来」的产品策略非常务实,尤其考虑到钉钉重点面向许多传统企业的客户,这些客户更加习惯和依赖 Word、Excel 和 PPT 等软件及格式,在迁移到钉钉后的适应成本相对更低,也能最大化地兼顾不同类型客户对文档协作能力的需求。不过,直接植入 WPS 云文档也使得钉钉的在线文档体系相对封闭,没能实现文档内提及同事、插入日程等与即时通讯模块的联动,产品内部还有更多的融合空间。

企业微信:文档采用独立模块,功能亮点不足

企业微信文档仅支持文档和表格两种文件形态,启动时需要额外安装和打开一个名为「微文档」的 app。你可以在微文档里使用 Markdown 语法写作,但其对 Markdown 语法的支持并不全面,类似「插入链接」这样的语法就展示不出来。

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同一段文字在微文档(左)和飞书文档中的效果对比

在三款产品中,微文档的编辑能力最弱,所有排版项目都很基础,既没有像钉钉文档一样具备高阶版式功能,也没有飞书可以插入各种内容的包容度。在最新一次更新中,微文档新增了一个「收集表」系统,更多地是面向复工健康登记和中小学开课等场景进行的针对性升级,并未真正提升文档功能的实用性。

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微文档(左)只有基础的文字编辑功能,新增的「收集表」功能也未给产品带来质的提升

在使用企业微信的过程中,我一直处于困惑的状态:腾讯已经拥有像「腾讯文档」这样成熟的产品,功能和口碑都远胜企业微信内置的「微文档」,但微信团队却没有整合现成的资源,而是单独做了一套连基础功能都不完备的文档体系,还采取了「在企业微信之外另开一个 app」这样奇怪的产品逻辑,让人完全摸不着头脑。

飞书:与 IM 体系完全打通,文档和信息流融为一体

飞书文档设计思路和钉钉刚好相反——钉钉基于成熟的 WPS 云文档,直接进行了完整移植,节约开发资源的同时还确保了功能的丰富和稳定;飞书则重新开发了一套完全基于云端的线上文档系统,在具备完整功能的同时,更强调文档对于丰富内容的承载能力和云端互联产生的多样玩法。

飞书文档同样支持文档、表格和幻灯片三种主流文档形式,支持完整的 Markdown 语法,更符合互联网用户的写作习惯。正因为飞书文档完全放在云端,所以文档中既可以进行图文排版,也可以插入附件、To-do List、投票等内容,甚至嵌入 Bilibili、Airtable 等第三方模块,让文档可承载的讯息更加丰富。

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飞书支持插入丰富的内容形态

此外,飞书文档的核心功能完全围绕飞书 IM 体系构建,你可以直接在文档里提及同事、安排工作,或者把「@」当成快捷启动器,插入文件、表格、联系人及工作群组,并与即时沟通模块产生联动。如果有同事在文档中提及你,或者修改了你们共同协作的文章,你都可以在消息窗口中看到提示,即使不打开文档页面,依然能了解文档的最新动态。

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在线文档和即时通信相互嵌套,对话框里就能看到文章动态

日历——为团队构建时间拼图

常看我派文章的读者们想必已经非常熟悉各类日历工具,但在以往的 app 体验和测评中,大家重点关注的往往是 Fantastical、Calendars 等偏向个人的日程管理工具,对于团队日历如何使用则关心得比较少。但日历却是远程协作中的重要一环,所有团队会议、日程等均需要通过日历来划定档期。本文提到的三款产品都预置了日历功能,但三款产品内置日历的完成度区别很大,实际体验也各不相同。

钉钉:虽然全面,但缺少核心亮点

和前文谈到的几个功能点相比,钉钉在日历上创新就少了很多,整体上依然以基础功能完备、日常表现稳定为目标。

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钉钉日历的介面

在钉钉日历里,你可以完成建立日程、邀请团队成员、生成会议群组等基础操作。此外,所有团队成员都可以根据不同的工作项目和主题创建「企业日历」,与伙伴们同步公司事务和资讯。该功能非常适合企业集体搞活动或者跟踪项目进度时使用,可以减少组织内部的信息不对称,形成统一的日程跟踪体系。

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公共日历可以用来公开项目进程。图片来自钉钉官网

总而言之,和钉钉在其它功能上的自成一套相比,其日历功能没有特别出彩的亮点,但也没有影响使用体验的重大缺失,用「全面、够用」来评价钉钉日历非常贴切。

企业微信:尝试将待办事项纳入日程管理

和钉钉日历比起来,企业微信的日历功能就简单了太多。当你新建日程时,只能填写时间、地点、人物、事件等基础讯息,诸如「自动生成会议群组」、「自动生成会议记录」之类的功能一概没有,和其它功能模块的联动也几乎为零。

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企业微信的日历,功能实在是太简单了

唯一让我觉得「有一点意思」的是企业微信在日历旁增加了一个「To-Do」的功能页面,它是一个功能非常基础且单一的待办事项面板。尽管其功能并无更多亮点,但将待办事项放进日程管理的设计思路却一直是我对远程协作工具的期待。近年来,OmniFoucs、Todoist 等老牌 GTD 工具都已经逐步加入在线协作机制,但如果线上办公工具可以原生支持待办事项乃至 GTD,To-Do List 与 IM 的结合一定会对个人和团队效率的提升带来很大的帮助。

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目前的企业微信待办事项还很基础,但思路和方向值得继续探索

飞书:真正强大的日历形态

在这次在线办公工具对比中,日历部分是三款产品体验差距最大的功能点,而飞书在这项功能上已经具备了领先优势。飞书对于日历功能的最大创新点莫过于可以在日历中订阅其它团队成员的日历和行程,并且非常直观地在同一个日历介面下了解每个人的工作排期和假期安排,不会再发生「想要约人谈工作才发现对方在休假」之类的情况。

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所有同事的安排一目了然

在远程协作中,我最大的体会就是「知道伙伴们都在干吗」这件事非常重要。只有随时了解团队每个人的工作安排和进度,你才能精确评估自己的工作效率,这也是我将该功能视为飞书在日历上最大的创新点的原因。

除了概览团队成员的档期,飞书日历的另一个重要创新是将日历体系和 IM 体系打通,并引入了大量的自动化。譬如,如果你和其他几位同事需要就某个主题开个小会,在日历上建立事项后,系统可以自动生成临时群组,邀请参会人入群;会议结束后,飞书文档则可以自动生成会议记录,所有关于开会时间、地点、人员之类的基本讯息都无需手动填写,省去了大量无意义的重复劳动。

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建立日程后,会议群组可以自动生成,随用随走

应用市场和创意功能

在基础功能之外,协作工具对于第三方服务和插件的支持也是影响日常使用体验的重要环节。尽管目前的远程协作工具都朝着「All in One」的方向发展,但终究不可能面面俱到。而且很多企业此前就已经在使用各类 OA、CRM 等工具,迁移到新平台后,积累的数据也需要随时调用和同步。因此,三款工具对于第三方平台支持数量和质量就成了衡量平台拓展能力的关键指标。

最早入局 B 端市场的钉钉胜在了数量。由于钉钉的用户来源广泛,钉钉平台的应用市场也以中小型供应商为主,从垂直行业到大众领域都有兼顾,整体数量超过 120 个,从质到量都保持着相对平衡。

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钉钉的应用市场内容非常丰富,涵盖了各类型、各领域的应用

飞书则采取精品路线,重点接入北森、问卷星、法大大、赢在销客等各领域的头部厂牌,并对 Dropbox、Jira、ProcessOn 等全球性产品提供了良好的支持。另外,飞书要求所有接入产品都采用统一的小程序形式以确保运行效率和体验。作为后晋的「新选手」,飞书从品牌形象到第三方伙伴都呈现出更加年轻化、国际化的特点。

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飞书应用市场目前处于快速增长阶段,重点接入的都是头部服务商

在本次横评中表现不尽如人意的企业微信再次处于非常尴尬的位置,第三方服务商的数量支持上不及钉钉,服务类型也更偏向传统行业,没能形成自己的特色。正如前文所提言,腾讯内部原本有很好的软件资源,但企业微信却几乎没有接入,白白浪费了腾讯多年来搭建的良好生态。

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企业微信的第三方市场整体偏向保守

顺带一提,三款工具都内置了机器人(bot)系统,用来处理消息提醒和第三方服务。不过入局更晚的飞书却在机器人开发上走在了行业的前列。此前的文章中,我就提及过飞书机器人对不同消息的过滤和抓取能力,而最近飞书更放出了全新的自动化系统「飞书捷径」,整体思路很像 IFTTT,具体功能却紧扣飞书的产品特性。简单地说,飞书捷径可以自动完成一整套操作流程,譬如「直接将群里 @ 你的每条信息都汇总在表格内」,或者「将包含特定关键字的消息自动创建为 Trello 看板」等,进一步减少你做机械重复的劳动。该方向蕴含着巨大的潜力,在未来的文章中,我会重点关注飞书捷径的新玩法。

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飞书捷径或许将成为办公自动化的新趋势,本文篇幅有限,未来有机会再挖掘和详谈

总结

总体而言,这次横评中提到的三款远程协作产品风格各异,不同功能模块的完成度和实用性大不相同,适用的场景和企业也各有所长。钉钉起步早,体量大,是一款典型的「大而全」产品。各项功能基本没有短板,部分方面还有独到的思路和创新;飞书是一股新晋力量,在用户体验上的产品逻辑更加缜密,功能和创新点也更符合下一代协作工具的潮流,而且全部功能免费使用,迁移成本不高;企业微信则更像是为对微信有着巨大依赖的团队而准备的,功能上并不出彩,需要更多的升级和打磨。

三款产品之所以在品牌气质上呈现出这样的差异,与它们诞生的背景和产品目标息息相关——

在钉钉之前,其开发团队曾推出一款名为「来往」的社交工具,面向 C 端市场,直接对标微信。当时的阿里投入了众多资源,但面对微信强大的用户粘性,来往没能撼动微信在社交领域的领跑地位。随后,开发团队重新调整了思路,发现了 B 端市场的机遇,来往的继任者钉钉也成功找到了突破口。在钉钉不断迭代的过程中,你可以找到不少修正过去产品思路的痕迹,许多原本是为 C 端用户而设计的功能逐渐迭代升级。

飞书作为在线办公领域的新面孔,尽管没有去抢企业社交初潮时的风口,却以观察者的身份看到了不少 B 端用户的真实痛点。因此,在飞书的产品思路上,你可以非常直接地感受到开发团队对于提升办公效率的重视和投入。实际的使用体验也是如此,飞书的每一个功能点都不满足于「有了就行」,而是加入了能解决用户痛点的小设计。如果说钉钉是掌握了「先发优势」,在企业社交领域扎根更久,那飞书则更多了一份复盘全局之后的理性思考,产品气质也更加现代。

如你所见,我在本文中对企业微信的整体评价不高,一方面因为其实际表现确实平平,没有让人眼前一亮的巧妙设计或特色功能;另一方面则在于微信身为全球用户数最多的社交产品,微信团队却止步于坐吃用户基数的红利,没有在企业微信的开发和创新上投入更多精力,导致企业微信完全沦为微信的套壳版,非常令人遗憾。